¿Cuánto papel cree usted que puede acumular una municipalidad con la cantidad de trámites que realiza a diario? Seguro que no lo dimensiona, pero es mucho.
El departamento de ingeniería de la Municipalidad de Nicoya luce hoy bastante diferente a como se veía hace cuatro años.
“Eran cajas, folders y juegos de planos en todo lado. Inclusive hasta ratones haciendo casas en las cajas. Se hacía moho y todo era un caos”, recuerda el ingeniero a cargo del departamento, Josué Ruiz.
Hoy, luego de un proceso lento, ese departamento logró reducir la cantidad de papel usado para trámites en un 92%.
En el 2015, por ejemplo, gestionaron 524 permisos de construcción, lo que equivale a 114,2 kilos de papel. En el 2017, se tramitaron 504 permisos en solo 9,4 kilos.
¿Cómo lograron disminuir así la cantidad de papel? La implementación de un sistema informático hizo posible que la solicitud de permisos, y todos los papeles que eso implicaba, se pudieran prácticamente suprimir. Ahora solo se imprime una hoja por cada proyecto que se esté desarrollando para colocarla en un folder de registro.
Todo lo demás se tramita por el Administrador de Proyectos de Construcción (APC), un sistema informático diseñado por el Colegio de Arquitectos e Ingenieros e implementado en la muni de Nicoya a mediados del 2016. En este momento, todas las municipalidades de Guanacaste con excepción de la de Santa Cruz, lo tienen.
Sostenibilidad y eficiencia de la mano
Las tres personas que trabajan en este departamento digitalizaron la mayor cantidad de expedientes posibles para botar los papeles acumulados.
Una vez digitalizado, y con la adopción del sistema informático, redujeron el tiempo de respuesta a los permisos de construcción.
Ahora tienen la posibilidad de consultar en un archivo digital dónde buscar los documentos en las cajas que acomodaron y con el sistema informático dan respuestas más prontas a las solicitudes de los nicoyanos.
“Si todos los requisitos vienen bien, los permisos salen el mismo día. Antes eran más de 20 días”, explica el ingeniero.
El departamento, pensando en la sostenibilidad ambiental, también está experimentando en la elaboración de sus propias hojas a partir de papel de reciclado.
Además, como política, la municipalidad implementa otras prácticas “verdes” como el uso de productos de limpieza amigables con el ambiente, la prohibición de uso de aerosoles y la contratación de servicios de catering que utilicen materiales reciclables o de vidrio.
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