Este año, el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA) de Costa Rica realizó por primera vez un ranking para medir la eficiencia de las municipalidades inscritas al APC en cuanto a la entrega de permisos de construcción. Nicoya se coronó en el primer lugar de Guanacaste y el sexto a nivel nacional.
La Municipalidad obtuvo 63,3 puntos, 10 menos que San Ramón, que tiene la máxima nota.
Esto quiere decir que quienes viven en Nicoya y construyen o realizan mejoras en sus propiedades, no tienen que invertir mucho tiempo en llevar papeles a distintas instituciones de gobierno, sino que los trámites se centralizan en el municipio y se hacen de forma digital.
Además, tienen garantía de que los permisos van a revisarse rápidamente, y que su municipalidad reducirá el uso de papel y, por lo tanto, su huella ecológica.
En enero del 2017, cuando el departamento de ingeniería del municipio empezó a auto-evaluar su eficiencia, tardaba un promedio de 10,13 días en resolver permisos de construcción.
Teníamos solicitudes atrasadas con más de 45 días”, recuerda el ingeniero a cargo del departamento, Josué Ruiz. Eso significaba, para las personas que solicitaban los trámites, tiempo de espera por ineficiencia del municipio.
A medida que fueron pasando los meses redujeron su tiempo, hasta que en diciembre de ese año resolvían los permisos en 0,68 días: una reducción de un 93%.
Los gobiernos locales de Guanacaste rara vez destacan en eficiencia. Por ejemplo, ningún municipio guanacasteco obtuvo una nota mayor a 70 en el índice de gestión municipal de la Contraloría General de la República (CGR), que mide la calidad de las munis en planificación, participación ciudadana, desarrollo ambiental, gestión vial y prestación de servicios sociales.
En La Voz de Guanacaste averiguamos qué está haciendo Nicoya para lograr este reconocimiento y qué deberían hacer las demás municipalidades para figurar en índices como este.
1. Un sistema digital
Tanto Nicoya como Carrillo y Nandayure tramitan los permisos de construcción de forma 100% digital. Según el CFIA, solo 30 municipalidades del país de 90—incluyendo los concejos municipales de distrito— lo hacen así.
Otras 49 combinan la herramienta con papeleo físico y 11 realizan los trámites solo de forma física. En Guanacaste las demás municipalidades —con excepción de Santa Cruz, que aún trabaja solo de forma física— hacen los trámites con ambas modalidades.
Según el CFIA, hacerlo de forma digital aporta transparencia, calidad, seguridad y sostenibilidad. De hecho, el departamento de ingeniería de Nicoya logró reducir en un 92% el uso del papel, luego de implementar el sistema digital Administrador de Proyectos de Construcción (APC) a mediados del 2016.
Si usted se pregunta cómo lograr que su muni lo haga de forma 100% digital, la respuesta es presionarla para que transicione.
Nosotros no tenemos la potestad de decirle que usen el APC, quien va a hacer que las munis cambien a digital son los usuarios o clientes”, dice el ingeniero del CFIA, Javier Chacón.
2. Roles de trabajo claros
El departamento de ingeniería de la Muni de Nicoya está conformado por tres personas. Un ingeniero, una secretaria y un inspector. Cada uno tiene un papel definido para que los permisos de construcción se tramiten rápidamente.
“Creamos una estructura en la que cada uno hace una parte del proceso”, dice Josué Ruiz.
En el APC, Ruiz hace las primeras revisiones y cheque quiénes están pendientes de pago. La secretaria reúne diariamente toda la información de los proyectos en un documento aparte y el inspector revisa los planos y permisos en el sitio donde se hace la construcción, además de dar seguimiento a las deudas.
“Ha sido también un trabajo en equipo y de coordinación con otros departamentos, como el de planificación urbana que se encarga del análisis de uso de suelo”.
No siempre ha sido así. Antes, el departamento de ingeniería se hacía cargo del análisis de uso de suelo para saber las características de la tierra en la que se construye, pero analizando los procesos se dieron cuenta que lo mejor sería que el departamento de planificación urbana realizara esa parte.
Según Ruiz, cuando detectan errores en su desempeño, rotan las tareas entre ellos para encontrar la mejor fórmula de trabajo. También agrega que el departamento necesita, al menos, un profesional más en ingeniería o en arquitectura para mejorar su desempeño.
3. Primera respuesta, siempre
El ranking del CFIA evalúa el tiempo de primera respuesta a las solicitudes, tiempo total de los trámites, porcentaje de aprobación de permisos en primera respuesta, la complejidad de los trámites y la cantidad de solicitudes.
Según el análisis del CFIA, Nicoya es rápido en primera respuesta. “Ha demostrado que el tiempo de revisión es corto para una importante cantidad de proyectos y que son de relativa dimensión [construcciones grandes]”, explica Chacón, del CFIA.
En el departamento de ingeniería, todos los días, lo primero y último que hacen es revisar el APC para dar pronta respuesta a los trámites. “La gente no se va a enojar porque uno le rechace el proyecto, lo que les molesta es que uno tarde en responderles y que no sea claro en por qué se rechaza el trámite”, dice Ruiz.
El ingeniero del CFIA agregó que la Muni de Nicoya tiene un punto que debe mejorar porque uno de cada dos planos que ingresan requieren cambios. “Una posibilidad es que haya una mejora en la divulgación de requisitos”, considera Chacón.
4. Un papel en la pared
En el 2017, el departamento empezó a evaluar su trabajo. “En el primer mes nos dimos cuenta que habían permisos que llevaban aquí hasta 30 días hábiles”, cuenta Ruiz. “Y ahí dijimos, si en 30 días no podemos dar un permiso, la verdad no estamos haciendo mucho”.
Identificaron cuáles eran los pasos en los que tardaban más los trámites y buscaron las formas para subsanarlos.
Ahora, mensualmente, el departamento hace un reporte de su desempeño y analizan constantemente en qué puntos disminuyeron. Además, mes a mes colocan un papel en la pared de la oficina que indica el tiempo que tardan en resolver un trámite.
Nuestra meta ideal es tenerlo por debajo de un día”, dice la secretariaAngélica Villarroel».
«A veces se nos sube, pero como evaluamos, nos damos cuenta por qué”, agrega Ruiz.
Para acompañar la evaluación interna, el departamento envía un formulario de evaluación a los ingenieros y arquitectos que hacen los trámites en la muni para que ellos evalúen el servicio y desempeño del departamento de permisos de construcción. Con eso, toman decisiones sobre puntos que pueden mejorar.
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